Inleiding
Het valt mij op na al jaren werkzaam te zijn geweest voor opdrachtgevers (lees: aanbestedende diensten) dat er nog altijd angst en daardoor afkeer bestaat voor ‘aanbesteden’. En deze angst wordt groter als het woord ‘Europees’ zich aandient. De associatie met een lange doorlooptijd, weinig ruimte voor overleg met gegadigden, starheid door regels en veel administreren komt bij menig medewerker (manager, materiedeskundige of inkoper) naar boven.
Deze drieluik tracht de angst voor een (Europese) aanbestedingsprocedure te verminderen door de focus te leggen op de meerwaarde van een bijzondere procedure, de concurrentiegerichte dialoog.
In het eerste deel, misschien wel de belangrijkste, is de afweging van een procedure aan de orde. In het volgende zal de uitvoering worden besproken en tenslotte de gunning en de evaluatie.
Voor de duidelijkheid: Een aanbestedingsprocedure is een set van stappen die volgens bepaalde regels doorlopen wordt om tot gunning van een opdracht te komen.
Met de laatste wijzigingen in de aanbestedingswet (2016) kunnen er meer soorten procedures gekozen worden dan voorheen. ‘De toolbox voor de overheidsinkoper is uitgebreid’. Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om meer en beter in gesprek te gaan met de markt binnen een procedure. De bedoeling van deze wijzigingen is om tot een betere afstemming te komen van vraag en aanbod. De vereisten voor deze procedures zijn daarom verlaagd.
Vaak is de kennis en de kunde bij aanbestedende diensten niet van dien aard dat men op de hoogte is van deze mogelijkheden of heerst er toch de eerder geschetste angst.
De casus
Voor de ontwikkeling van een IT applicatie is door een aanbestedende dienst een marktconsultatie uitgevoerd om haar behoeftestelling te toetsen. Het bleek dat er geen standaardoplossing of een relatief eenvoudig aan te passen standaardoplossing voor handen was. Maatwerk was dus aan de orde. De marktconsultatie wees wel uit dat er bereidheid was van partijen om een oplossing te ontwikkelen. De aanbestedende dienst stond voor de opgave een specificatie zelf te laten ontwikkelen en deze aan te besteden. Maar dit bleek lastiger te zijn dan gedacht omdat het eindbeeld oftewel de gewenste situatie op verschillende manieren ontwikkeld kan worden (een uitkomst van de marktconsultatie). Daarnaast speelde de inbreng van een in-house IT ontwikkelclub (beheerder) in dit traject een belangrijke rol. Ten slotte speelde de tijdige oplevering van een werkende applicatie. Met andere woorden er was tijdsdruk. Door gebruik te maken van de concurrentiegerichte dialoog werd beoogd een deel van het ontwikkeltraject naar voren te trekken. Dus in feite in de procedure.
De gekozen procedure
Na intensief beraad werd besloten dat een gezamenlijk ontwikkeling van de IT applicatie door opdrachtgever en opdrachtnemer zeer wenselijk was. In de procedure, dialoogfase worden de uitgangsspecificaties getoetst en bijgesteld in relatie tot de oplossing die wordt ontwikkeld.
Ik heb toen voorgesteld om de mogelijkheden te onderzoeken van een bijzondere procedure waarin we de doelstelling van een gezamenlijk ontwikkelde applicatie binnen de tijdslijnen zouden kunnen behalen door maximaal gebruik te maken van interne kennis en marktkennis met als uitgangspunt een gewenste situatie op basis van concept eisen. Drie procedures passeerden de revue:
- De concurrentiegerichte dialoog
- De onderhandelingsprocedure met bekendmaking
- De innovatie partnership
De onderhandelingsprocedure voldeed niet omdat de specificaties niet SMART genoeg te formuleren waren. De innovatie partnership ging, ondanks dat er wel innovatieve aspecten waren, toch iets te ver aangezien er wel uitgangspunten, concept eisen, ontwikkelrichtingen en een eindbeeld waren. De concurrentiegerichte dialoog leek het meest geëigend. Hiervoor is na zorgvuldige overweging van de casus van de aanbestedende dienst en gebruikmakend van de mogelijkheden van artikel 2.28 Aw. ook daadwerkelijk voor gekozen.
In het volgende deel zal ik concreet maken hoe de voorbereiding en de selectiefase verliepen. Indien u meer wil weten over de afweging voor deze procedure dan kunt u mij gerust benaderen via een bericht met het contactformulier.
door Radjes Boejharat