Opzet en implementatie van een centrale inkoop organisatie: Rechtspraak
Door: Wim Bouwman
Voor de Rechtspraak is een centrale inkooporganisatie opgezet, de inkoopdienstverlening hiervoor bepaald en in de uitvoering van de centrale organisatie opgestart. De opdracht bestond uit de volgende onderdelen:
Opstellen van inkoopbeleid
Inkoopbeleid heb ik opgesteld voor de gehele rechtspraak organisatie. De organisatie bestond uit rechtbanken, gerechtshoven en een bureau van de raad waar ieder van deze onderdelen verantwoordelijk was voor inkoop en hiervoor eigen spelregels hanteerde. Europese aanbestedingen werden wel centraal aangemeld en uitgevoerd. Het door mij opgestelde integrale inkoopbeleid is door de Raad besloten en voor alle onderdelen van kracht geworden. Het inkoopbeleid omvatte onder andere een centrale organisatorische positionering van inkoop. Voor de gehele rechtspraak organisatie heb ik in deze fase ook een complete spend analyse uitgevoerd.
Voorbereiding en implementatie van de centrale inkooporganisatie
Voor de opzet van de centrale inkoopafdeling heb ik de benodigde capaciteit (functies en aantallen) bepaald op basis van de aantallen en type inkooptrajecten ien heb ik een producten-diensten catalogus voor inkoop (operationeel en tactisch) en contractmanagement opgesteld. Middels een reorganisatie zijn decentrale taken overgegaan en medewerkers toegewezen. Vanaf de start van de centrale organisatie heb ik de nieuw ingerichte afdeling inkoop gemanaged. Een interne manager is hiervoor aangetrokken. De uitdaging in deze fase was om de centrale organisatie van inkoop te realiseren met de medewerkers in samenwerking met de (interne) klanten verspreid over het land. De inkoopafdeling bestond uit ca. 20 medewerkers.