Artikel 1 Definities
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. maatschap: Samenwerkingsverband Zelfstandige Inkoop Professionals
b. lid: (rechts)persoon die deelgenoot is van de maatschap d.m.v. een lidmaatschap;
c. ledenovereenkomst: overeenkomst tussen de maatschap en een lid (lees maat) om diensten en producten af te nemen dan wel te leveren aan de maatschap voor doorverkoop;
d. Algemene Leden Vergadering (ALV): jaarlijkse bijeenkomst van leden met afleggen van
verantwoordelijkheid door het bestuur en het nemen van besluiten;
e. bestuur: het bestuur van de maatschap sZIP;
f. boekjaar: het kalenderjaar;
Artikel 2 Leden
1. Leden zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die aan de definitie voldoen zoals vastgelegd in het Ballotage Reglement.
2. Het lidmaatschap dient te worden aangevraagd door het inschrijfformulier in te vullen en ondertekend naar het mailadres van de maatschap te verzenden.
3. Het bestuur houdt een ledenregister bij waarin naam, adres (inclusief de statutaire vestigingsplaats en het inschrijfnummer bij de Kamer van Koophandel van een rechtspersoon), emailadres en de oprichtingsdatum van elk lid is opgenomen.
4. Het bestuur is bevoegd een gehele of gedeeltelijke ontheffing van de contributie te verlenen.
Artikel 3 Contributie
1. Alle leden betalen een jaarlijkse bijdrage in de vorm van contributie aan de maatschap.
2. Leden die zijn toegetreden lopende een boekjaar betalen de contributie voor dat boekjaar naar rato.
3. De jaarlijkse contributie staat ten diensten van de algemene belangenbehartiging en de exploitatie van de maatschap sZIP (=werkkapitaal).
4. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks, bij voorstel van het bestuur, op de ALV vastgesteld.
5. Indien de maatschap overgaat tot gehele of gedeeltelijke uitkering aan de leden, dan zal dit op basis van anciënniteit worden uitgekeerd.
6. Voor de overige geleverde diensten geldt dat ze op vrijwillige basis door de leden van de maatschap kunnen worden afgenomen. Voor deze diensten wordt een separate (model)overeenkomst met de afnemende leden afgesloten.
7. Het bestuur is bevoegd om per afnemend lid een bijdrage te heffen voor de overige geleverde diensten.
8. Indien een geëxploiteerde dienst een batig of nadelig saldo heeft, valt dit alleen ten gunste c.q. ten nadele uit van de afnemende leden.
9. Leden van de maatschap die een overeenkomstige dienst niet afnemen, worden uitgesloten van deze dienst.
10. Aanvullende diensten kunnen per jaar worden aangegaan of worden opgezegd.
Artikel 4 Bestuur
1. Het bestuur bestaat uit tenminste 3 leden, zijnde een voorzitter, secretaris en penningmeester.
2. De voorzitter wordt in functie gekozen en benoemd.
3. Het bestuur vaardigt het beleid uit en neemt beslissingen die het bestuur aangaan.
4. Tevens kan in functie worden benoemd: een vice-voorzitter. Een combinatie secretaris/penningmeester is mogelijk evenals de combinatie secretaris/vice-voorzitter.
5. In een tussentijdse ontstane vacature in het bestuur wordt voorzien in de eerstvolgende ALV, waarvoor op de oproepingsbrief de verkiezing kan worden uitgeschreven.
6. Een aftredend bestuurslid blijft zijn/haar werkzaamheden waarnemen tot het nieuw gekozen bestuurslid zitting heeft genomen, tenzij omstandigheden dit niet mogelijk maken.
7. De voorzitter of twee bestuursleden gezamenlijk zijn bevoegd een bestuursvergadering te beleggen.
8. Drie leden (waaronder ten minste 1 bestuurslid) zijn gezamenlijk bevoegd om betalingen te doen voor de maatschap.
9. Het bestuur behoeft voor haar interne verantwoordelijkheid de goedkeuring van de ALV voor bestuursbesluiten (bij stemming van tenminste drie vierden (3/4) van de aanwezige stemmen), strekkende tot:
a) het aangaan van overeenkomsten tot het verkrijgen, vervreemden, bezwaren, huren en verhuren van registergoederen;
b) het aangaan van overeenkomsten waarbij de maatschap zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een derde verbindt;
c) het afsluiten van kredietovereenkomsten en het ter leen opnemen van gelden, uitgezonderd transacties ingevolge een reeds goedgekeurde kredietovereenkomst;
d) het verkrijgen en vervreemden van deelnemingen in andere ondernemingen en het uitoefenen van stemrecht op aandelen in andere ondernemingen;
e) het voeren van rechtsgedingen, uitgezonderd die, welke louter de invordering van aan de maatschap verschuldigde bedragen betreffen;
f) het benoemen van procuratiehouders;
g) rechtshandelingen, waaruit voor de maatschap een verbintenis voortvloeit, waarvan het object of belang een waarde vertegenwoordigt, die een door de ALV vastgesteld bedrag overtreft.
Op het ontbreken van deze goedkeuring kan door of tegen derden geen beroep worden gedaan.
Artikel 5 Taken bestuur
1. De voorzitter leidt de vergaderingen en heeft in bestuursvergaderingen bij staking van stemmen een beslissende stem. Hij/zij ondertekent met de secretaris de notulen nadat zij door de vergadering zijn goedgekeurd.
2. De secretaris is belast met:
a) het houden van de notulen van de vergaderingen;
b) het voeren van de correspondentie;
c) het bewaren van het archief (zowel digitaal als hardcopy);
d) het ter kennis van de leden brengen van de besluiten van de coöperatie;
e) het zo spoedig mogelijk, doch in ieder geval vóór 1 juli, uitbrengen van het jaarverslag aan de ALV;
f) het kennis geven aan de leden van de mutaties in het ledenbestand van de maatschap.
Bovenstaande werkzaamheden kan de secretaris, met behoud van verantwoordelijkheid, delegeren aan de voorzitter.
3. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën en met het innen van de jaarlijkse bijdrage (=contributie). Hij/zij doet jaarlijks verslag van de rekening en legt verantwoording af aan de ALV. Hij/zij dient voor het komende jaar de begroting in bij het bestuur, dat, na vaststelling, de begroting aan de ALV ter goedkeuring voorlegt.
4. De vice-voorzitter vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid en kan een aantal taken van de voorzitter op zich nemen.
Artikel 6 Instelling van werkgroepen
1. Het bestuur kan besluiten tot het instellen van een werkgroep of commissie met een bepaald omschreven doel.
2. Een werkgroep kan bestaan uit leden van het bestuur en/of uit overige leden op grond van hun deskundigheid.
3. In elke werkgroep heeft minimaal één lid van het bestuur zitting.
4. Bij het instellen van een werkgroep worden tussen het bestuur en werkgroep afspraken gemaakt over de periode waarbinnen de werkgroep zijn taak zal uitvoeren en over de beschikbare middelen.
5. Een werkgroep rapporteert aan het bestuur.
Artikel 7 Algemene Leden Vergadering (ALV)
1. Ieder lid heeft recht om in de ALV van de maatschap een stem uit te brengen.
2. De leden oefenen het stemrecht persoonlijk uit. Ieder lid kan zich echter in de ALV door een ander lid laten vertegenwoordigen. Deze vertegenwoordiging moet blijken uit een ondertekende volmacht van het afwezige lid, welke vóór de aanvang van de ALV bij het bestuur dient te zijn ingeleverd. Niemand kan als vertegenwoordiger van meer dan één lid optreden.
Artikel 8 Oproep Algemene Leden Vergadering
1. Het bestuur heeft het recht om het aanwezig of vertegenwoordigd zijn op de ALV’s verplicht te stellen voor een groep van leden en in zeer bijzondere gevallen voor alle leden.
2. In de oproep wordt vermeld, voor welke groep van leden de aanwezigheid of het vertegenwoordigd zijn verplicht is; zonodig worden de betrokken leden met name genoemd. Een uur na het op de agenda vermelde aanvangsuur van de ALV wordt vastgesteld, welke leden niet aanwezig of vertegenwoordigd zijn.
3. Het bestuur is bevoegd niet-leden, die de ALV op één of andere wijze kunnen voorlichten, te introduceren.
Artikel 9 Voorschriften oproep Algemene Leden Vergadering
1. Bij de oproep voor de ALV moeten de te behandelen onderwerpen worden vermeld.
2. De oproep voor de ALV moet tenminste zeven dagen tevoren aan de leden worden toegezonden, met uitzondering van besluiten als in de statuten bepaald.
3. In geval van dringende redenen kan het bestuur, mits onder opgaaf van deze redenen en mits geen statutenwijziging of ontbinding van de maatschap betreffende, van de hierboven vermelde termijn afwijken.
4. De leden hebben het recht om tot 48 uur voor het plaatsvinden van de ALV voorstellen voor de ALV bij het bestuur in te dienen, mits uit een begeleidend schrijven blijkt, dat het voorstel door tenminste ¾ van aantal leden wordt ondersteund.
Artikel 10 Stemming Algemene Leden Vergadering
1. Op de ALV wordt alleen gestemd over onderwerpen, die in de oproep vermeld staan.
2. Echter voorstellen, niet in de oproep vermeld, kunnen, mits geen statutenwijziging of ontbinding van de coöperatie betreffende, in behandeling worden genomen, wanneer noch het bestuur, noch de meerderheid der aanwezige leden zich daartegen verzet; voor aanneming van zodanige voorstellen is tenminste drie vierden (3/4) van de aanwezige of vertegenwoordigde stemmen vereist.
Artikel 11 Royement lidmaatschap
Een lid wiens lidmaatschap is geëindigd op de wijze als vermeld in artikel 7.3 van de statuten, heeft in geen geval recht op enige geldelijke vergoeding(en) vanuit de maatschap van welke aard dan ook.
Artikel 12 Wijziging Huishoudelijk Reglement
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door de ALV met een ⅔ meerderheid van stemmen. Voorstellen tot wijziging gaan uit van het bestuur of tenminste een derde van de leden.
Artikel 13 Slotbepalingen
1. Geen van de leden zal zich erop kunnen beroepen, dat de oproep voor de ALV of enig ander van het bestuur uitgaand bericht niet door hem/haar is ontvangen.
2. Ieder lid ontvangt een exemplaar van de statuten, van het huishoudelijk reglement en van de besluiten waarop boetebepalingen zijn gesteld.
3. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.
4. Leden kunnen over voorstellen en besluiten altijd overleg plegen met het bestuur. Ook kunnen leden een ALV bijeen roepen als ze voorstellen en/of besluiten met andere leden willen bespreken.
Aldus vastgesteld door het Bestuur van de maatschap Samenwerkingsverband Zelfstandige Inkoopprofessionals (sZIP), blijkens een relaas van een besluit tijdens de ALV, welke is gedateerd 01-07-2016, te Utrecht
_______________________
Voorzitter Secretaris